Pequenos escritórios: 5 coisas idiotas que arquitetos fazem

Extraído e livremente traduzido de http://www.aia.org/akr/Resources/Documents/AIAP072710 

Pequenos escritórios de arquitetura estão mais sujeitos às ameaças e barreiras que o próprio mercado de trabalho impõe. Grande parte dessas ameaças são causadas pela inobservância de práticas simples que minimizam o risco:

5- Não documentar orientações dadas ou decisões tomadas durante as conversas e reuniões com o cliente.

Redija um memo ou uma ata destacando os pontos-chave da reunião, mande para o cliente e arquive junto aos demais documentos de trabalho. Um Email basta, desde que uma cópia seja arquivada.

4- Não redigir um contrato.

Parece óbvio, mas há quem não faça um contrato escrito. Ou quem o faça de forma amadora. Se foi você mesmo quem redigiu seu modelo de contrato, não reclame daquele seu cliente advogado que insiste em projetar o escritório. “Cada um com seu cada um”, já diz minha mãe (uma advogada). O contrato assinado pelo cliente deve definir, no mínimo, escopo dos serviços, prazo de entrega, valor e forma de pagamento, além de definir o que o arquiteto não fará. Se o arquiteto não definir exatamente quais serviços o escritório não executará, o cliente pode assumir ( e normalmente o fará) que o escopo inclui administração ou vistoria da obra, estimativa de custos ou outro serviços.

Uma proposta assinada não é o suficiente. A exceção à regra podem ser os serviços de “pre-design” ou desenhos esquemáticos com o objetivo de definir o escopo de um serviço a ser contratado. Apesar de muitos escritórios pequenos crerem no mito de que um contrato extenso e completo pode afugentar os clientes, a maioria dos contratantes esperam uma relação formal de trabalho com seus arquitetos.

Sem um contrato formal há sempre o perigo de confusão sobre a quem pertence o produto do trabalho. O que pode se tornar um problema caso o projeto seja interrompido, ou completado por outro arquiteto. Embora não seja possível prevenir que seu cliente use indevidamente uma cópia do seu trabalho, é importante estar protegido de qualquer sanção legal advinda desse uso. Apesar de pouco provável que isto ocorra nos esboços preliminares, é recomendável que nas pranchas estejam impressos avisos como “NÃO INDICADO PARA ORÇAMENTO” ou “NÃO CONCLUSO PARA CONSTRUÇÃO”.

3- Começar a trabalhar antes de um documento assinado.

É uma prática arriscada iniciar um serviço sem um contrato assinado. Há a evidente possibilidade de prejuízo financeiro caso o cliente decida cancelar o projeto após recursos do escritório já terem sido gastos. Além disso, existe o risco de que os termos do contrato sejam descumpridos – pagamento, escopo do serviço, cláusulas de penalidade, etc. – deixando o escritório desguarnecido numa eventual negociação de acordo.

Envie ao cliente duas cópias do contrato não assinadas para que o cliente assine ambas e as envie de volta. O arquiteto assina então o documento e manda uma das cópias de volta ao cliente.

2- Não seguir o que está em contrato.

Sem mencionar tudo o que implica não seguir as cláusulas do contrato, é necessário compreender exatamente do que se trata o escopo. Por exemplo, quando o escopo abrange a “administração do contrato de obra” não significa “administração da obra”, que é tarefa do empreiteiro – aqui cabe uma observação: este nicho de mercado, tão explorado em outros países, é solenemente ignorado no Brasil. Dirigir, coordenar ou acompanhar uma obra pode e deve ser trabalho do arquiteto, o profissional mais indicado para ser o elo entre o cliente e o executor da obra. Certifique-se das tarefas inerentes ao acompanhamento de obra – se o acompanhamento será semanal, em fases críticas ou “por demanda”.  Tenha certeza de quem é o responsável por comunicar o cronograma de obra ao arquiteto, notificá-lo das mudanças e por solicitar seus serviços “por demanda”, sempre que necessário.

Esteja certo da diferença entre “inspeção” ou “fiscalização” de obra e “acompanhamento ou observação” de obra. A menos que seja o Responsável Técnico pela obra, o arquiteto não conduz inspeções, mas observações. Se a observação da obra não estiver no escopo definido pelo contrato, é importante incluir uma cláusula que defina que você não é o responsável por qualquer mudança, alteração ou decisão tomada durante a construção.

Se todo o resto do processo de projeto é feito por uma soma preestabelecida o contrato de acompanhamento de obra pode ser feito desta forma. Como o valor é conhecido antecipadamente o cliente tende a ser mais receptivo a ter o arquiteto envolvido na construção. Estar no local e envolvido com as tomadas de decisões na obra (o que é documentado) é uma prática de gerenciamento de risco importante.

O aspecto menos óbvio de não seguir seu contrato é fazer serviços adicionais sem os respectivos aditivos contratuais. Tenha certeza de obter a anuência do cliente por escrito ao realizar qualquer serviço não coberto pelo contrato. Isso ajudará a evitar disputas, confusões e horas de projeto não pagas.

1- Pegar qualquer trabalho que apareça à sua porta

A maioria dos arquitetos tem dificuldade em recusar projetos. Contudo escolher os clientes cuidadosamente pode ser a ferramenta de gerenciamento de risco mais efetiva disponível para pequenos escritórios. É importante notar qualquer “desconforto interior” presente no primeiro encontro com um cliente. O mais sábio é evitar os “criadores de caso”. Prudência e canja de galinha…

Trabalhar com projetos de programas pouco familiares pode ser arriscado e potencialmente caro, dependendo do quão dispendioso será o aprendizado e quão sedutores são os ganhos potenciais. Os riscos e lucros devem ser considerados caso a caso antes de ceder à tentação de trabalhar em algo novo.

Ser inteligente no uso de contratos, documentar decisões e escolher os clientes cuidadosamente certamente ajudarão a mitigar os riscos em um pequeno escritório. Embora estas práticas não garantem imunidade a ações legais já são um grande passo.