Pequenos escritórios: 5 coisas idiotas que arquitetos fazem


Extraído e livremente traduzido de http://www.aia.org/akr/Resources/Documents/AIAP072710 

Pequenos escritórios de arquitetura estão mais sujeitos às ameaças e barreiras que o próprio mercado de trabalho impõe. Grande parte dessas ameaças são causadas pela inobservância de práticas simples que minimizam o risco:

5- Não documentar orientações dadas ou decisões tomadas durante as conversas e reuniões com o cliente.

Redija um memo ou uma ata destacando os pontos-chave da reunião, mande para o cliente e arquive junto aos demais documentos de trabalho. Um Email basta, desde que uma cópia seja arquivada.

4- Não redigir um contrato.

Parece óbvio, mas há quem não faça um contrato escrito. Ou quem o faça de forma amadora. Se foi você mesmo quem redigiu seu modelo de contrato, não reclame daquele seu cliente advogado que insiste em projetar o escritório. “Cada um com seu cada um”, já diz minha mãe (uma advogada). O contrato assinado pelo cliente deve definir, no mínimo, escopo dos serviços, prazo de entrega, valor e forma de pagamento, além de definir o que o arquiteto não fará. Se o arquiteto não definir exatamente quais serviços o escritório não executará, o cliente pode assumir ( e normalmente o fará) que o escopo inclui administração ou vistoria da obra, estimativa de custos ou outro serviços.

Uma proposta assinada não é o suficiente. A exceção à regra podem ser os serviços de “pre-design” ou desenhos esquemáticos com o objetivo de definir o escopo de um serviço a ser contratado. Apesar de muitos escritórios pequenos crerem no mito de que um contrato extenso e completo pode afugentar os clientes, a maioria dos contratantes esperam uma relação formal de trabalho com seus arquitetos.

Sem um contrato formal há sempre o perigo de confusão sobre a quem pertence o produto do trabalho. O que pode se tornar um problema caso o projeto seja interrompido, ou completado por outro arquiteto. Embora não seja possível prevenir que seu cliente use indevidamente uma cópia do seu trabalho, é importante estar protegido de qualquer sanção legal advinda desse uso. Apesar de pouco provável que isto ocorra nos esboços preliminares, é recomendável que nas pranchas estejam impressos avisos como “NÃO INDICADO PARA ORÇAMENTO” ou “NÃO CONCLUSO PARA CONSTRUÇÃO”.

3- Começar a trabalhar antes de um documento assinado.

É uma prática arriscada iniciar um serviço sem um contrato assinado. Há a evidente possibilidade de prejuízo financeiro caso o cliente decida cancelar o projeto após recursos do escritório já terem sido gastos. Além disso, existe o risco de que os termos do contrato sejam descumpridos – pagamento, escopo do serviço, cláusulas de penalidade, etc. – deixando o escritório desguarnecido numa eventual negociação de acordo.

Envie ao cliente duas cópias do contrato não assinadas para que o cliente assine ambas e as envie de volta. O arquiteto assina então o documento e manda uma das cópias de volta ao cliente.

2- Não seguir o que está em contrato.

Sem mencionar tudo o que implica não seguir as cláusulas do contrato, é necessário compreender exatamente do que se trata o escopo. Por exemplo, quando o escopo abrange a “administração do contrato de obra” não significa “administração da obra”, que é tarefa do empreiteiro – aqui cabe uma observação: este nicho de mercado, tão explorado em outros países, é solenemente ignorado no Brasil. Dirigir, coordenar ou acompanhar uma obra pode e deve ser trabalho do arquiteto, o profissional mais indicado para ser o elo entre o cliente e o executor da obra. Certifique-se das tarefas inerentes ao acompanhamento de obra – se o acompanhamento será semanal, em fases críticas ou “por demanda”.  Tenha certeza de quem é o responsável por comunicar o cronograma de obra ao arquiteto, notificá-lo das mudanças e por solicitar seus serviços “por demanda”, sempre que necessário.

Esteja certo da diferença entre “inspeção” ou “fiscalização” de obra e “acompanhamento ou observação” de obra. A menos que seja o Responsável Técnico pela obra, o arquiteto não conduz inspeções, mas observações. Se a observação da obra não estiver no escopo definido pelo contrato, é importante incluir uma cláusula que defina que você não é o responsável por qualquer mudança, alteração ou decisão tomada durante a construção.

Se todo o resto do processo de projeto é feito por uma soma preestabelecida o contrato de acompanhamento de obra pode ser feito desta forma. Como o valor é conhecido antecipadamente o cliente tende a ser mais receptivo a ter o arquiteto envolvido na construção. Estar no local e envolvido com as tomadas de decisões na obra (o que é documentado) é uma prática de gerenciamento de risco importante.

O aspecto menos óbvio de não seguir seu contrato é fazer serviços adicionais sem os respectivos aditivos contratuais. Tenha certeza de obter a anuência do cliente por escrito ao realizar qualquer serviço não coberto pelo contrato. Isso ajudará a evitar disputas, confusões e horas de projeto não pagas.

1- Pegar qualquer trabalho que apareça à sua porta

A maioria dos arquitetos tem dificuldade em recusar projetos. Contudo escolher os clientes cuidadosamente pode ser a ferramenta de gerenciamento de risco mais efetiva disponível para pequenos escritórios. É importante notar qualquer “desconforto interior” presente no primeiro encontro com um cliente. O mais sábio é evitar os “criadores de caso”. Prudência e canja de galinha…

Trabalhar com projetos de programas pouco familiares pode ser arriscado e potencialmente caro, dependendo do quão dispendioso será o aprendizado e quão sedutores são os ganhos potenciais. Os riscos e lucros devem ser considerados caso a caso antes de ceder à tentação de trabalhar em algo novo.

Ser inteligente no uso de contratos, documentar decisões e escolher os clientes cuidadosamente certamente ajudarão a mitigar os riscos em um pequeno escritório. Embora estas práticas não garantem imunidade a ações legais já são um grande passo.

3 comentários sobre “Pequenos escritórios: 5 coisas idiotas que arquitetos fazem

  1. Boa tarde Ricardo,

    Agora a pouco participei de uma palestra sua on-line organizada pelo Bruno Capanema (CVA- Congresso Virtual de Arquitetura) e tive a curiosidade de pesquisar seu site.
    Gostaria de parabenizá-lo pela palestra e pelo site que já está me ajudando e muito, principalmente com relação a contratos (até queria saber se há a possibilidade de me enviar por e-mail o seu modelo para eu ter uma base nas cláusulas que jamais devem faltar para se tornar um contrato legal).

    Estarei seguindo de agora em diante tudo que publicar, as próximas palestras on-line entre outros eventos.

    Um abraço e muito sucesso.

    Atenciosamente,

    Lorena Vieira Duarte Faria.

    Arquiteta e Urbanista.

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